Política de privacidad

Quién decide sobre tus datos

Si llamas o escribes a un negocio que utiliza Vitek, ese negocio es el responsable del tratamiento y decide sus finalidades y bases jurídicas. Vitek actúa como encargado para prestar la recepción virtual, la mensajería y la agenda. Vitek es responsable de los datos que recogemos directamente para gestionar vitek.es, solicitudes de información, cuentas, seguridad y facturación. Puedes consultar los datos identificativos y de contacto de Vitek en el Aviso legal.

Qué datos tratamos y de dónde proceden

Recibimos los datos que facilitas durante la llamada, el mensaje, una reserva o un formulario, además de los metadatos técnicos necesarios para prestar y proteger el servicio.

• Identidad y contacto: teléfono, nombre, correo y negocio con el que contactas.
• Conversación: audio, transcripción, idioma, mensajes y estado de entrega.
• Reserva: servicio, profesional o recurso, fecha, hora, cambios, cancelaciones y asistencia.
• En sectores sanitarios, los datos de salud que comuniques voluntariamente para gestionar tu solicitud. Vitek no realiza diagnósticos ni utiliza estos datos para publicidad.
• Operación y seguridad: identificadores de llamada o mensaje, consentimientos, bajas, incidencias, dirección IP y señales antifraude.
• Si una integración está activada: estado de calendario, pago o firma. Vitek no almacena los datos completos de tu tarjeta.

Finalidades y bases jurídicas

El negocio determina la base jurídica aplicable a sus clientes. Normalmente trata los datos para atender una solicitud, gestionar una cita o ejecutar la relación de servicio; puede apoyarse en su interés legítimo para la atención ordinaria y solicita consentimiento cuando sea obligatorio, por ejemplo para comunicaciones comerciales. Vitek trata datos propios para ejecutar contratos y medidas precontractuales, cumplir obligaciones legales, proteger el servicio frente a abuso y, solo con consentimiento, realizar analítica no esencial.

• Atender llamadas y mensajes, comprobar disponibilidad y gestionar citas.
• Enviar confirmaciones, recordatorios, cambios y avisos solicitados.
• Mantener continuidad con clientes recurrentes y derivar a una persona cuando corresponda.
• Prevenir fraude, abuso, accesos indebidos y duplicados, y resolver incidencias.
• Cumplir obligaciones legales y atender derechos de protección de datos.

Proveedores y destinatarios

No vendemos datos personales. Para prestar el servicio usamos proveedores sujetos a instrucciones y medidas contractuales. La combinación concreta depende de los canales e integraciones que haya activado cada negocio.

• Google Cloud y Firebase: aplicación, base de datos, almacenamiento, autenticación y protección de formularios.
• Telnyx: telefonía, asistente de voz, SMS y transporte de WhatsApp.
• Soniox y los proveedores de síntesis configurados, actualmente Inworld o MiniMax: transcripción y generación de voz a través de la plataforma de telefonía.
• OpenAI: procesamiento lingüístico opcional para respuestas y análisis acotados.
• Meta: entrega de mensajes cuando el negocio activa WhatsApp Business.
• Google Workspace y Google Calendar: correo operativo y sincronización de agenda cuando estén activados.
• MONEI o Signaturit: pago o firma en la cuenta del propio negocio cuando esa integración esté activada.
• Google Analytics: medición de vitek.es únicamente después de aceptar las cookies de analítica.

Ubicación y transferencias internacionales

Los datos persistidos por Vitek en Cloud Firestore y Cloud Storage se alojan en europe-west3 (Fráncfort). Esto no significa que todo el trayecto ocurra en esa región: telefonía, voz, mensajería, autenticación y modelos de IA pueden implicar tratamiento en otros países. Cuando existe una transferencia fuera del Espacio Económico Europeo se aplican, según el proveedor y el destino, una decisión de adecuación, el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. o cláusulas contractuales tipo y medidas complementarias. Puedes solicitar la lista vigente y las garantías aplicables escribiendo a info@vitek.es.

Cuánto tiempo conservamos los datos

Cada negocio puede configurar sus ventanas dentro del servicio. Si no lo hace, se aplican estos valores por defecto:

• Grabaciones, transcripciones, datos identificativos derivados de llamadas y estado conversacional: 365 días.
• Citas y registros relacionados que pueden contener identidad, como leads, lista de espera, feedback y entregas de mensajes: 730 días.
• Documentos que el cliente sube desde el enlace de su cita (por ejemplo ficha técnica, permiso de circulación y recibo o póliza del seguro): si quedan asociados a un vehículo del cliente, se guardan con él para no volver a pedirlos en la siguiente cita y se borran en el mismo plazo que las citas, contado desde la última vez que se usaron; si no, se conservan junto con la cita y se borran con ella. Solo el negocio puede verlos.
• Después de 365 días, el registro de llamada conserva solo métricas operativas seudonimizadas y elimina audio, texto, nombre, teléfono directo y resúmenes personales.
• Los eventos técnicos de entrega y reintento caducan mediante su propia fecha de expiración cuando dejan de ser necesarios.
• El perfil de cliente se mantiene mientras resulte necesario para la relación con el negocio y se elimina al ejercer la supresión o al terminar el servicio del negocio, salvo obligación legal aplicable.
• Las evidencias mínimas de una solicitud de supresión pueden conservarse de forma seudonimizada para demostrar y hacer cumplir el borrado.

Decisiones automatizadas y datos necesarios

Vitek automatiza tareas como entender una petición, proponer huecos y registrar una cita, pero no adopta decisiones con efectos jurídicos o similares significativos sobre la persona. Puedes pedir atención humana. Facilitar los datos de contacto y reserva es voluntario, aunque sin los datos mínimos el negocio puede no ser capaz de confirmar o gestionar la cita.

Tus derechos

Puedes solicitar acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación y portabilidad. También puedes retirar un consentimiento sin afectar al tratamiento anterior. Para datos de una llamada, mensaje o cita, contacta primero con el negocio responsable o escribe a info@vitek.es indicando el negocio y el canal utilizado. Si consideras que tu solicitud no ha sido atendida, puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos. Una baja enviada por SMS o WhatsApp se respeta para ese canal sin impedir comunicaciones estrictamente necesarias que tengan otra base jurídica.

Cookies, cambios y contacto

Google Analytics solo se carga después de aceptar las cookies de analítica. Puedes retirar esa elección desde tu navegador. Publicaremos aquí los cambios materiales y mantendremos visible la fecha y versión de la política. Para privacidad, garantías de transferencia o la lista vigente de proveedores: info@vitek.es.